每天早上，一家國際物流公司都會收到廠商寄來的 Excel 檔案，裡面有上百筆訂單資料，如下圖：

原本的流程很單純，卻非常耗時：

先把檔案從信箱或雲端下載下來
打開 Excel，篩選出屬於自己公司客戶編號(AB開頭)的訂單
再依照重量計算運費（每公斤 250 元）
最後把結果貼到 Google Sheets 報表，給財務跟客服使用

這四個步驟看起來不難，但每天都要重複做，浪費大量時間，而且還容易出錯。
所以今天的文章，我會帶你用 n8n 把這一連串的步驟自動化。

自動化流程設計

我在 n8n 裡設計了一條 Workflow 工作流，長得像這樣：

只要把每日的 Excel 檔案丟進指定的 Google Drive 資料夾，整個流程就會自動啟動，並依序完成以下幾個動作：

• Google Drive Trigger
  當資料夾裡有新的檔案，就會啟動整個工作流。
• Download File
  把剛剛偵測到的檔案下載下來，存在流程裡，讓後面可以進行資料解析。
• Extract from File
  解析 Excel 檔案，把裡面的表格內容轉換成一筆一筆的資料項目（items）。
• Filter
  篩選出屬於自己公司客戶編號的訂單。
• Edit Fields
  新增一個欄位，自動計算運費：
  運費 = 重量 × 250
• Append Row in Sheet
  把最後處理好的資料寫進 Google Sheets 報表，方便財務與客服即時查看。

如果一開始毫無頭緒該怎麼設計 Workflow、Nodes，可以參考我 Day6 的文章的提示詞，可以用 AI 工具做初步規劃。

首先，在 n8n 首頁，點右上方的「Create Workflow」

到 Workflow 的畫面後，點中間的「Add first step」右側會出現 Trigger 選項

接下來我們就來說明每個 Node 要怎麼設定。

1. Google Drive Trigger

因為我們在這邊已經確認要選擇「Google Drive Trigger」，直接搜尋「Google Drive」
點 Google Drive 會出現兩個選項，因為是當資料夾裡有新增檔案才啟動，我們選第二個「On Changes involving a specific folder」

接著我們要點 Node 右上方的⋯，選擇「Open」去設定 Node 的執行細節

設定方式：

• Credential：先連結好你的 Google Drive 帳號，設定方式可參考昨天的文章。
• Poll Times：我這裡設定成 Every Minute，意思是每分鐘檢查一次資料夾。
• Trigger On：選擇 Changes Involving a Specific Folder。
• Folder：選擇要監控的資料夾（建議用 Folder ID 來指定，比名稱更穩定）
• Watch For：選 File Created，只要有新檔案被上傳，就會啟動流程。

要怎麼取得 Google Drive 的 Folder ID？到所在的資料夾，上方的紅框框起來的就是

第一個 Node 設定好後，滑鼠移到 Node 上方會出現 ▶︎ 執行符號，點下去可以看這個 Node 執行之後的結果
執行成功後如圖所示

2. Download File

做好第一個 Node 後，要怎麼做第二個呢？
直接點第一個 Node 後面的＋號，出現右側欄，再搜尋框裡面輸入關鍵字就可以找到
我們要的 Node 是 Google Drive > Download File

這一步的作用是把觸發到的 Excel 檔案下載下來，存在流程裡，後面才能解析。

• Resource：選 File
• Operation：選 Download
• File → By ID：填 {{$json.id}}

在 n8n 裡，這種 {{…}} 的寫法叫做 Expression（表達式）。它的作用是「從上一個節點的輸出 JSON 裡抓資料」。
像這裡的 {{$json.id}}，意思就是「去拿前一個 Trigger 節點輸出的 id 欄位」。這個欄位正好就是檔案的唯一 ID，所以能幫我們自動下載正確的檔案。
雖然看起來像在寫程式，但其實不用自己打 {{$json.id}}。你只要在右側的 Input 欄位清單裡，直接拖拉 id 到空格，n8n 就會自動幫你生成這段表達式。

執行之後，右邊的輸出結果可以看到檔案名稱、副檔名、大小，Binary Property 預設叫 data，這就是後面解析 Excel 要用的來源。

3. Extract from File

這一步的作用是把下載下來的 Excel 轉成可用的資料。每一列會被解析成一個 item（像右邊的輸出結果顯示：貼單號碼、客戶編號、重量…）。

設定方式：

• Operation：選 Extract From XLSX
• Input Binary Field：填 data（跟前一個 Download 節點的 Binary Property 一樣）

這樣設定好之後，Excel 的表格就會自動被拆成結構化資料，後面就可以針對欄位做篩選、計算或寫入報表。

小提醒：
欄位名稱會依照 Excel 第一列的表頭來決定，所以要確認表頭清楚、不要有重複。

4. Filter

這一步的作用，是把我們需要的訂單挑出來，其他全部丟掉。
在這個案例裡，我設定了條件：
欄位：{{$json["客戶編號"]}} 判斷方式：Starts with 值：AB

意思就是：只要客戶編號是以 AB 開頭的訂單，就會被保留下來；不是的，就會被丟到 Discarded。
右邊的輸出結果也能看到：Kept = 22 筆，Discarded = 11 筆，代表篩選條件成功生效。

5. Edit Fields

這一步的作用，是在資料裡新增一個「運費」欄位，讓 n8n 自動幫我們計算金額。原本人工要一筆一筆按計算機，現在直接在流程裡完成。

設定方式：

• Mode：選 Manual Mapping
• Fields to Set：新增一個欄位，命名為 運費
• Value：輸入運算式
  {{$json["重量"] * 250}}
  意思是：把這一筆資料的「重量」欄位拿出來，乘以 250（每公斤的運費單價）。
• Type：選 Number，確保輸出是數值型別。

結果：右邊可以看到，每筆資料除了原本的欄位之外，會多出一個「運費」欄位，例如重量 13.9 公斤 → 運費 3475 元。

6. Append Row in Sheet

這一步，就是把已經處理好的資料寫進 Google Sheets 報表，等於完成最後的輸出。
選擇 Google Sheet > Append Row in Sheet Node

設定方式：

• Document：選擇目標試算表（例如「客戶編號AB訂單」）
• Sheet：選擇要寫入的工作表（例如「工作表1」）
• Mapping Column Mode：選 Map Each Column Manually
• Values to Send：逐一對應欄位，例如：
  貼單編號 → {{$json["貼單編號"]}}
  追蹤單號 → {{$json["追蹤單號"]}}
  客戶編號 → {{$json["客戶編號"]}}
  重量 → {{$json["重量"]}}
  運費 → {{$json["運費"]}}
  

小結

原本要每天花時間處理的 Excel 報表，現在只要供應商把檔案丟進指定的 Google Drive 資料夾，n8n 就能自動完成以下流程：

• 偵測新檔案（Google Drive Trigger）
• 下載檔案（Download File）
• 解析 Excel（Extract from File）
• 篩選需要的訂單（Filter）
• 計算運費（Edit Fields）
• 寫入報表（Append Row in Sheet）

最終結果，就像 Google Sheet 裡看到的一樣：所有訂單自動整理好，運費也算出來，報表即時更新。

這樣一來，員工不用每天重複同樣的人工操作，不但省下大把時間，也大幅降低出錯的機率。
更重要的是，流程建好之後，就能每天自動跑，真正做到「丟檔案 → 自動完成」。

但如果遇到一個 Excel 檔案有多個工作表？或是需要合併其他表單的資料，該怎麼做呢？
明天我將會分享更多進階內容，不要錯過了！